«ЗАТВЕРДЖЕНО»

Рішенням зборів суддів № 1

Ізмаїльського міськрайонного суду

Одеської області

від 25.03.2025 року

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду

в

Ізмаїльському міськрайонному суді Одеської області

 1. Загальні положення

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу Ізмаїльського міськрайонного суду Одеської області (далі -  Засади) розроблено та затверджено у відповідності до вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11 листопада 2024 року № 39 (далі Положення про АСДС), Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Цивільного процесуального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Кодексу України про адміністративні правопорушення.

1.2. Даними Засадами врегульовано окремі питання, що стосуються порядку функціонування автоматизованої системи документообігу в Ізмаїльському міськрайонному суді Одеської області, віднесені до компетенції зборів суддів згідно з вимогами Закону України «Про судоустрій і статус суддів» та Положення по АСДС.

1.3. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду  вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на офіційному сайті суду не пізніше робочого дня, що настає після проведення зборів суддів Ізмаїльського міськрайонного суду Одеської області.

У разі внесення змін до Засад збори суддів Ізмаїльського міськрайонного суду Одеської області новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду.

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (зі змінами та доповненнями) вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на вебпорталі суду не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

1.4. В Ізмаїльському міськрайонному суді Одеської області використовується комп’ютерна програма «Д-3».

2. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи

2.1. Функціональні обов'язки, права користувачів АСДС КП «Д-3», надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів керівника апарату суду або особи, яка виконує його обов’язки.

Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

2.2. Налаштування автоматизованого робочого місця користувача АСДС КП «Д-3» у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор – головний спеціаліст.

2.3. Користувачі АСДС КП «Д-3» зобов’язані виконувати вимоги Засад та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в них міститься.

2.4. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування АСДС КП «Д-3» в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування - технічний адміністратор (головний спеціаліст).

Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

3. Особливості розподілу справ між суддями

3.1. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до АСДС КП «Д-3», уповноваженими на підставі наказу керівника апарату суду особами, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу судових справ за правилами, встановленими Положенням про АСДС та цими Засадами, з урахуванням спеціалізації суддів.

3.2. Автоматизований розподіл судових справ щодо розгляду клопотань слідчого, прокурора, сторони кримінального провадження здійснюється відповідно до затвердженого головою суду або особою, яка виконує його обов’язки графіку чергування слідчих суддів із дотриманням вимог п.п. 2.3.18 п.2.3 Положення про АСДС.

Чергування одного слідчого судді за затвердженим графіком не є порушенням правил автоматизованого розподілу справи.

3.3. Автоматизований розподіл судових справ про притягнення до адміністративної відповідальності здійснюється відповідно до затвердженого головою суду або особою, яка виконує його обов’язки графіку чергування суддів по справам про адміністративні правопорушення із дотриманням вимог п.п. 2.3.18 п.2.3 Положення про АСДС.

3.4. З метою виконання завдань кримінального провадження, дотримання норм Кримінального процесуального кодексу України щодо прийому та розгляду в розумні строки клопотань органів досудового розслідування: про застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою (в тому числі тих, які вже перебувають в провадженні суду та по яким слідчим суддею надано дозвіл на затримання) та скарг щодо захисту прав людини в порядку ст. 206 КПК України, в суді встановлюється чергування для слідчих суддів та працівників апарату суду у вихідні та святкові дні.

У дні чергування автоматизований розподіл (повторний автоматизований розподіл) цих клопотань здійснюється на слідчого суддю, який визначений в затвердженому головою суду графіку чергувань слідчих суддів.

3.5. Автоматизований розподіл судових справ за індексом 2-а, пов'язаних із виборчим процесом, процесом проведення референдуму здійснюється між суддями, яким визначена спеціалізація з розгляду адміністративних справ (КАСУ).

3.6. Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою визначається головуючий суддя. Після визначення головуючого судді автоматизованою системою визначається склад колегії суддів із числа всіх суддів суду з урахуванням визначеного складу постійно діючих колегій.

У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів-членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці, закінчення повноважень судді, звільнення з роботи тощо) заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки головуючого судді або судді, який входить до складу колегії у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.21 пункту 2.3 Положення про АСДС. 

3.7. Визначення присяжних відбувається за правилами, встановленими Положенням про АСДС.

3.8. Передача невирішених судових справ від судді на повторний автоматизований розподіл здійснюється, крім випадків передбачених законом, у разі прийняття зборами суддів відповідного рішення про встановлення переліку конкретних справ, розгляд яких не може бути продовжено суддею. У такому випадку збори суддів скликаються у термін, визначеним чинним законодавством за ініціативою голови суду на підставі повідомлення такого судді чи на підставі інших даних, які вказують на винятковість випадку (довідку про хворобу, рішення ВРП про відсторонення від посади, наказ про довгострокове відрядження тощо).

3.9. У разі надходження заяви про відвід (самовідвід) судді у цивільному, адміністративному провадженні такі заяви розподіляються шляхом проведення автоматизованого розподілу між всіма суддями суду відповідної спеціалізації (цивільної, адміністративної) з дотриманням вимог процесуального законодавства.

З метою забезпечення виконання вимог ч. 4 ст. 81 КПК України заяви про відвід слідчому судді або судді, який здійснює судове провадження одноособово по кримінальному провадженню (крім колегіального розгляду справи),  після реєстрації невідкладно передаються судді, який здійснює провадження для прийняття рішення щодо порядку розгляду такої заяви: залишення такої заяви без розгляду (при наявності ознак зловживання правом на відвід) або її передачі для визначення судді відповідно до ч. 1 ст. 81 КПК України з урахуванням цих Засад.

Заяви про відвід (самовідвід) судді при розгляді справ кримінального провадження, розподіляються шляхом проведення автоматизованого розподілу між слідчими суддями, з дотриманням вимог процесуального законодавства та затвердженого графіку чергування слідчих суддів.

Заяви про відвід (самовідвід) слідчого судді розподіляються шляхом проведення автоматизованого розподілу між всіма слідчими суддями суду з дотриманням вимог процесуального законодавства та затвердженого графіку чергування слідчих суддів.

У разі задоволення заяви про відвід (самовідвід) повторний автоматизований розподіл справи здійснюється без розпорядження керівника апарату, на підставі судового рішення про відвід (самовідвід) судді, слідчого судді.

3.10. У разі повернення до суду справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання, такі справи передаються на автоматизований розподіл у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.18 пункту 2.3 Положення про АСДС та затвердженого графіку чергування суддів по справам про адміністративні правопорушення у випадку відсутності раніше визначного судді (відпустка, лікарняний) більше ніж 14 календарних днів. 

3.11. У разі надходження позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів, такі позовні заяви передаються на автоматизований розподіл у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.18 пункту 2.3 Положення про АСДС (визначеної зборами суддів спеціалізації з розгляду судових справ);

4. Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

4.1. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється за правилами, встановленими Положенням про АСДС.

4.2. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення про АСДС, з врахуванням цих Засад.

4.2.1. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

за два місяці до закінчення повноважень судді;

за сім календарних днів (встановлено зборами суддів), до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

за один робочий день, якщо інше не встановлено зборами суддів, до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

за три робочих дні, якщо інше не встановлено зборами суддів, до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

у період відпустки судді;

за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);

під час тимчасової непрацездатності судді; у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, що вирішуються зборами суддів.

4.3. Відповідальна особа апарату суду щоденно перевіряє актуальність інформації в табелі обліку використання робочого часу суддів в автоматизованій системі документообігу суду та в разі будь-яких змін заносить дані щодо відсутності судді на роботі невідкладно.

У разі хвороби або іншої надзвичайної події, суддя повинен невідкладно прийняти заходи щодо повідомлення про свою відсутність голову суду або працівника апарату суду, відповідального за ведення обліку робочого часу з вказівкою на причини та орієнтовний час відсутності на роботі.

Невиконання суддею правил, визначених абзацом 2 п. 4.3. Засад позбавляє його права посилатись на те, що справи і матеріали розподілені йому помилково та не є підставою для їх повторного розподілу.

4.4. Вся інформація що заноситься до табелю обліку використання робочого часу в АСДС щодо відсутності суддів крім визначених позначок має містити в примітках посилання на  дату та номер наказу, або дату відкриття лікарняного.

5. Розподіл судових справ шляхом передачі раніше визначеному  у судовій справі судді

5.1. Передача судової справи (матеріалів кримінального провадження) раніше визначеному судді, слідчому судді, колегії суддів проводиться щодо:

1) судових справ, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи.

У разі, якщо такий суддя, судове рішення якого скасоване, на момент повернення справи з суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в цьому суді (відрахування зі штату) така справа передається на повторний автоматизований розподіл без постановлення розпорядження керівника апарату суду.

У разі, якщо таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 2.3.3 Положення про АСДС (відпустка, лікарняний, відрядження, перебування на навчанні з підвищення кваліфікації) в такій судовій справі автоматизований розподіл шляхом передачі справи раніше визначеному складу суду проводиться в перший робочий день судді із складанням відповідальною особою пояснень з приводу даних обставин та долученням їх в статусі «оригінал» до ОСК на дану справу.

2) заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення (індекс 2-др, 2-адр), виправлення описок та помилок (індекс 2-во, 2-аво), роз'яснення судового рішення (індекс 2-р, 2-ар), повернення судового збору (індекс 2-сз, 2-асз);

3) заяви про перегляд заочного рішення (індекс 2-п);

4) заяви та клопотання з процесуальних питань, пов’язаних з виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу (цивільну, адміністративну) (індекси 6, 6-а (видача дубліката в/л, заміна сторони виконавчого провадження, зміна стягувача);

5) заяви та клопотання з процесуальних питань, пов’язаних з виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав кримінальні справи та справи про адміністративні правопорушення (індекси 1-в, 3-в)

6) матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

7) зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження;

8) заяв про відновлення втраченого судового провадження (індекси 1-вп, 2-в, 2-ав);

9) заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви (індекси 2-з, 2-аз);

10) заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом (індекси 1-о, 8, 8-а);

11) справ про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

12) справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання;

5.2 У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у зв’язку з відпусткою, лікарняним терміном більше 14 календарних днів у випадках, передбачених пунктами 9, 12 розділу 5 Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу з врахуванням визначеної спеціалізації.

У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках, передбачених пунктами 2, 3, 4, 6, 7, 8, 10  розділу 5 Засад, вони розподіляються раніше визначеному судді, навіть за відсутності на час реєстрації справи такого судді на роботі.

У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках, передбачених пунктом 5 розділу 5 Засад, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу з врахуванням визначеної спеціалізації та графіку чергування суддів по справам про адміністративні правопорушення.

6. Коефіцієнт адміністративних посад, особливості розподілу справ у разі виконання суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя

6.1. В автоматизованій системі документообігу суду для суддів, які займають адміністративні посади, виключно за рішенням зборів суддів, можуть встановлюються наступні коефіцієнти адміністративних посад:

- голова суду – від 40%;

- заступник голови суду – 90%.

6.2. У випадках виконання суддею іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України, підготовка семінарів, тренінгів, навчальних програм для суддів, участь в робочих групах, заходах щодо підвищення кваліфікації тощо), виключно за рішенням зборів суддів – від 60% до 90%

6.3. У випадках виявлення значної різниці в навантаженні суддів, виключно за рішенням зборів суддів, судді в якого найбільше навантаження може бути встановлено зменьшуючий коефіцієнт навантаження на визначений період.

7. Спеціалізація суддів з розгляду судових справ

В суді запроваджено спеціалізацію з розгляду кримінальних справ, цивільних, адміністративних справ та справ про адміністративні правопорушення.

Справи про адміністративні правопорушення розглядають всі судді суду, незалежно до визначеної спеціалізації, відповідно до затвердженого графіку чергування суддів.

Також в суді діє спеціалізація суддів із здійснення кримінальних проваджень відносно неповнолітніх та обираються слідчі судді, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом

Автоматизований розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів) здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх. За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя.

8. Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи

8.1. В разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, такі випадки фіксуються відповідними актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату суду або особи, яка виконує його обов’язки, із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

8.2. У випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають від  однієї години до п’яти робочих днів, такий випадок фіксується керівником апарату суду або особою, яка виконує його обов’язки із складанням службової записки із зазначенням дати, часу настання та закінчення відповідних обставин.

8.3. У разі настання вище перелічених обставин, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатись невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мірні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) проводиться керівником апарату (чи особою, що виконує його обов’язки) між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу, з дотриманням принципу черговості надходження справ до суду, в алфавітному порядку прізвищ суддів з урахуванням спеціалізації. 

Розподіл судових справ за індексом 2-а, пов'язаних з виборчим процесом, в такому випадку проводиться керівником апарату (чи особою, що виконує його обов’язки) між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу, з дотриманням принципу черговості надходження таких справ до суду, в алфавітному порядку прізвищ суддів без урахування спеціалізації.

9. Прикінцеві положення

Ці засади набирають чинності з 01 квітня 2025 року.

Пункти 3.10 розділу 3, пункт 5.2 розділу 5 Засад вводяться в дію 20 жовтня 2025 року

Зміни та доповнення до цих Засад можуть бути внесені зборами суддів Ізмаїльського міськрайонного суду Одеської області.